Suchen Sie immer unendlich lang nach E-Mails, ohne die gewünschten zu finden? Läuft Ihr E-Mail-Postfach über aber Sie sind sich nicht sicher, was gelöscht werden kann? Dann ist es an der Zeit ältere E-Mails zu archivieren. Wir sehen uns gemeinsam die von dem Marktführer Google angebotenen Lösungen an und vergleichen sie mit der Konkurrenz.
Was wird in Gmail archiviert?
Die E-Mail-Archivierung über Gmails Webinterface ist sehr einfach. Sie wählen eine oder mehrere E-Mails aus und klicken auf den Button Archivieren im oberen Bereich des Hauptfensters. Danach verschwindet die E-Mail zwar aus dem Postfach, ist jedoch jederzeit auffindbar. Die Archivierung in der Gmail-App besteht nämlich darin, dass das Label Posteingang entfernt und die E-Mail unter dem Ordner Alle Nachrichten eingeordnet wird. Falls die Nachricht noch in einen anderen Ordner kopiert wurde, bleibt sie in diesem Ordner sichtbar.
Worum geht es bei der Archivierung in der Gmail-App?
Es hat aber einen kleinen Haken. Bei dem Archiv handelt es sich um keinen eigenständigen Ordner. Das bedeutet, dass Ihr Gmail-Archiv unter dem Ordner Alle Nachrichten eingeordnet ist, in dem alle Ihre E-Mails gespeichert werden. Wenn Sie also eine konkrete Nachricht suchen, müssen alle E-Mails in Ihrem Postfach durchgesucht werden, obgleich es sich dabei um gesendete Nachrichten, Entwürfe o. ä. handelt. Deshalb brauchen Sie entweder genug Informationen über die gesuchte Nachricht oder Sie müssen besondere Filter anwenden, um die Suche zu beschleunigen. Beides ist erstens zeitaufwändig und zweitens nicht immer machbar. Höchstwahrscheinlich müssten Sie sogar zuerst eine Anleitung zu der erweiterten Suche lesen.
Gmail-Archivierung anders gemacht
Es geht aber auch anders. Die genannte Konkurrenzapp ist in diesem Fall eM Client. In eM Client kann man mit ein paar Klicks das Gmail-Konto oder ein beliebiges Konto einrichten und er bietet die gleichen Archivierungsmöglichkeiten wie Gmails Webinterface und dazu noch ein paar Extras.
In eM Client lassen sich die E-Mails mit der Funktion Automatische Archivierung in einem lokalen Ordner in Ihrem Computer archivieren, wo sie schnell wieder gefunden werden können. Diese Funktion erweist sich als nützlich, wenn eine E-Mail aus Ihrem Postfach verschwinden soll, ohne dass Sie den Zugang dazu verlieren. Zu den größten Vorteilen zählt, dass solche E-Mails nicht mehr in die Suche eingeschlossen werden – die Suche beansprucht dann weniger Rechenleistung und wird schneller. Diese extra Funktion hilft Ihnen vor allem dann, wenn Sie wertvollen Speicherplatz auf dem Server sparen und gleichzeitig die alten Daten behalten wollen.
Die Archivierung kann auch automatisch durchgeführt werden, was z. B. eine periodische Archivierung von E-Mails, die älter als 30 Tage sind, ermöglicht. Bei dieser Einstellung müssen Sie nicht mehr an den ganzen Archivierungsprozess denken und können die ganze Arbeit eM Client überlassen.