In dieser Anleitung geht es von allem um Office 365, und zwar sowohl um die Desktop-, als auch die Cloud-Version. Wenn Sie immer noch anstelle von eM Client Outlook im Einsatz haben, welche Version auch immer, dann sind Sie hier genau richtig. Die Unterschiede zwischen den einzelnen Outlook-Versionen sind keineswegs entscheidend.
Der lang ersehnte Urlaub ohne Alltagsaufgaben nähert sich und Sie wollen einfach nur abschalten und die freien Tage genießen. Trotzdem gehört es sich, anderen Bescheid zu geben, was los ist und warum Sie unerreichbar sind. Damit können Ihnen die Automatischen Antworten helfen. Diese clevere Funktion kontrolliert die eingehenden E-Mails und beantwortet sie mit einer voreingestellten Nachricht. Schauen wir uns jetzt an, wie man eine solche Vorlage erstellt und welche erweiterten Einstellungen zur Verfügung stehen.
Vorlage für automatische Antworten in Outlook erstellen
Die Vorlage wird unter Outlook > E-Mail > Automatische Antworten erstellt. Im weiteren Fenster lassen sich die automatischen Antworten aktivieren. Man kann die automatischen Antworten für einen bestimmten oder unbestimmten Zeitraum einschalten. Es ist günstiger einen Zeitraum festzulegen, da man dadurch den Zugang zu weiteren nützlichen Funktionen erhält – es lassen sich automatisch alle neue Einladungen zu Besprechungen ablehnen oder alle Termine innerhalb des bestimmten Zeitfensters absagen.
Darüber hinaus lässt sich einstellen, ob nur Personen innerhalb Ihrer Organisation, Ihre Kontakte oder alle, die Ihnen eine E-Mail schreiben, die automatische Antwort erhalten. Der Text wird im Texteditor so bearbeitet, wie Sie von anderen Textverarbeitungsprogrammen gewohnt sind.
Interessehalber sehen wir uns noch den Vergleich mit eM Client an. Der Übergang von der Webmail zum eM Client ist sehr intuitiv und die Einstellung der automatischen Antwortet ist fast gleich wie Sie von der Webmail gewohnt sind. Es stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zu Verfügung, wie Sie eine Vorlage erstellen können. Sie können festlegen, dass Ihre Antworten an einem bestimmten Zeitpunkt beginnen und enden oder nur an Ihre Kontakte versendet werden. Es lässt sich auch für jedes Mailkonto eine andere Vorlage erstellen.
Die beste Vorlage für eine Abwesenheitsnotiz
Die automatische Antwort sollte allerdings trotz der breiten Auswahl an Optionen kurz und knapp sein. Schreiben Sie, wie lange Sie abwesend sind und wann Sie zurückkommen werden und am besten fügen Sie auch noch die zuständige Kontaktperson hinzu, die sich um Ihre Aufgaben während Ihrer Abwesenheit kümmert. Vergessen Sie nicht die Rechtschreibung zu kontrollieren und Tippfehler zu korrigieren, damit Ihre Abwesenheitsnotiz professionell aussieht.