Getting things done mit Aufgaben

In diesem Artikel stellen wir eM Clients detaillierte Aufgabenansicht vor, die von der Methode Getting Things Done von David Allen inspiriert wurde. Das neue Standardlayout für Aufgaben stellt ein Tool zur Produktivitätserhöhung und Stressminderung dar. Sehen Sie sich die Aufgabendetails genau an, um bei der Arbeit effizienter denn je vorzugehen.

Was ist GTD und wie kann es mir helfen?

Fragen Sie sich, was die GTD, also Getting thing done eigentlich bedeutet? Diese Methode hilft Ihnen, sich auf die aktuellen Aufgaben zu konzentrieren und die Prioritäten zu setzen. Das Hauptprinzip von GTD ist, dass man die Agenda in kleinere Aufgaben einteilt und diese dann irgendwo notiert, sei es in einem Heft oder einer App, um den Kopf frei zu bekommen und sich mit den dringlichsten Aufgaben zu beschäftigen. Mit anderen Worten: Ihr Gehirn wird entlastet und Sie können sich endlich Mal auf das Wesentliche konzentrieren.

GTD-Methode einfach erklärt:

• Sammeln Sie Ihre Gedanken und wichtige Aufgaben. Schreiben Sie alles auf, was gemacht werden muss: auf ein Stück Papier, eine Tafel oder in die Aufgaben in eM Client. Keine Aufgabe ist zu klein, sammeln Sie alles, was Ihnen in den Sinn kommt.
• Verarbeiten Sie, welche Schritte zur Erledigung der aufgeschriebenen Aufgaben notwendig sind. Analysieren Sie die einzelnen Elemente, um sie dann Schritt für Schritt zu bewältigen. Fühlen Sie sich von einer Aufgabe überwältigt oder glauben Sie, sie sei nicht zu schaffen? Setzen Sie kleinere Ziele, um die großen einschüchternden Aufgaben in kleinen Portionen fertigzustellen.
• Sobald die einzelnen Schritte feststehen, organisieren Sie die Aufgaben. Die Aufgaben sollten Kategorien zugeordnet werden, je nachdem in welchen Lebensbereich sie gehören: Einkaufen, Arbeit, E-Mails, Hausarbeiten usw.
• Sehen Sie die kategorisierten Aufgaben durch und legen Sie los. Es ist wichtig, die Aufgabenlisten regelmäßig zu prüfen, um sie auf aktuellem Stand zu halten und Änderungen vorzunehmen. Vielleicht ändert sich dadurch Ihre Perspektive, wie Sie Ihre Ziele verbessern oder schneller erreichen können. In einer Woche kann sich alles ändern, daher ist es sehr wichtig, dass Sie Ihre Liste regelmäßig überprüfen und aktualisieren!
• Der letzte Schritt heißt Erledigen: jetzt packen Sie an und beginnen von vorne. Legen Sie los und get things done!

GTD in eM Client

Die GTD-Methode ist nicht nur effizient, sondern auch sehr beliebt. Deshalb haben wir uns davon inspirieren lassen und ein sichtbares Statussymbol hinzugefügt, damit Sie schnell erkennen, was noch gemacht werden muss und was schon erledigt ist. Sehen wir uns an, was die neue Aufgabenansicht alles anbietet, damit Ihre Produktivität dank der upgedateten eM Client Aufgaben in die Höhe schießt!

Detailansicht: Mehr sehen und mehr machen

Die Ansicht „Detail“ bietet eine GTD-orientierte Oberfläche, die zur Produktivitätssteigerung beiträgt. Mit den Tabs rechts über der Aufgabenliste lassen sich die Aufgaben nach dem Bearbeitungsstatus sortieren. Zur Verfügung stehen drei Bearbeitungsstatus: Kommende, Abgeschlossen und In der Warteschleife. Alternativ können alle Aufgaben, unabhängig von deren Status, angezeigt werden.

Die Detailansicht verfügt über einen Bereich mit zusätzlichen Aufgabeninformationen und einem Fortschrittsbalken, mit dem Sie genau markieren können, wie viel noch zu tun ist. Ist die Aufgabe erledigt, ziehen Sie den Balken auf 100 % oder ändern Sie ihren Aufgabenstatus über die ganz neuen Status-Buttons. Außerdem können Sie auch das Fälligkeitsdatum sehen und ändern und eine Notiz hinzufügen/bearbeiten, wenn Sie sich einige Details zu der jeweiligen Aufgabe merken möchten.

Schauen Sie sich folgendes Anleitungsvideo an, um sich mit den Aufgaben vertraut zu machen:

Status

Die Statussymbole, die jetzt in eM Client 9 sichtbar sind, dienen auch zum Ändern des Status. Wenn Sie auf das Statussymbol im Detailbereich klicken, können Sie den Aufgabenstatus auf eine der voreingestellten Optionen umstellen: Nicht gestartet, In Bearbeitung, Fertig, Verschoben und Es wird auf jemand anderen gewartet.

Die Statusänderung wird sofort in der Aufgabenliste angezeigt. Wenn Sie den Aufgabenstatus später noch einmal überprüfen möchten, wird er in der Liste schön sichtbar sein. Dank des neuen Statussymbols sehen Sie umgehend, was auf Ihrer To-do-Liste steht und können gleich loslegen.

Es gibt zwei besondere Status: Nicht gestartet für kommende Aufgaben und Überfällig für Aufgaben, deren Fälligkeitsdatum überschritten wurde. Außerdem kann der Status „Überfällig“ mit anderen Aufgabenstatus kombiniert werden, falls die Aufgabe zwar nicht rechtzeitig fertig geworden ist, aber schon in der Vergangenheit begonnen wurde. Sollten Sie nur den Status „Überfällig“ sehen, bedeutet es, dass die Bearbeitung der Aufgabe noch nicht begonnen hat aber das Fälligkeitsdatum liegt in der Vergangenheit.

Filtern und sortieren

Zu viele Aufgaben? Um Ihre Aufgaben nach Ihren Prioritäten zu sortieren, können Sie die bereits erwähnten Tabs mit dem Bearbeitungsstatus oben in der Aufgabenliste verwenden. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, die Aufgaben nach anderen Kriterien zu sortieren oder mit schnellen Filtern anhand der Attribute anzuzeigen, und zwar einschließlich Etiketten, Bearbeitungsstatus usw. Klicken Sie auf das Trichtersymbol oben auf der Liste, wählen Sie das Attribut aus und dann wird der Filter angewendet. Sobald Sie die gewünschte Aufgabe gefunden haben, klicken Sie auf den Button „X“ unter dem schnellen Filter, um das Filtern abzubrechen.

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