In der elektronischen Kommunikation gehört eine E-Mail-Signatur zurzeit zum ersten Eindruck, den wir bei anderen hinterlassen. Durchschnittlich arbeitet man 8 Stunden pro Tag und schreibt dutzende von E-Mails. Es bieten sich dabei viele Gelegenheiten für sich und das Unternehmen zu werben. Diese Chance zu verpassen wäre ja schade. Wir sehen uns deshalb an, wie man E-Mail-Signaturen erstellt, und geben Ihnen ein paar Tipps, wie man die Signatur attraktiv gestalten kann.
E-Mail-Signaturen in der geschäftlichen Kommunikation
In jeder Form der schriftlichen Kommunikation sollte Ihr Name auf den ersten Blick sichtbar sein. Dem Namen sollten Informationen zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Arbeitsposition folgen: die Stellenbezeichnung und auch die Abteilung oder der Bereich, in dem Sie tätig sind, zu guter Letzt dann auch noch der Name Ihres Unternehmens. All das bringt Ihre Leser dazu, sich tatsächlich mit Ihrer Signatur auseinanderzusetzen und Ihre E-Mails werden außerdem professioneller aussehen. Üblicherweise enthält eine Signatur noch Kontaktinformationen, d. h. Ihre Telefonnummer, Mailadresse oder andere in Ihrem Fach häufig eingesetzte Kommunikationsmittel.
Diese Elemente gehören zu der grundlegenden Struktur einer Signatur. Es reicht völlig aus, wenn Sie die Formatierung der E-Mail-Formatierung anpassen. Sie können allerdings kreativ sein und mit dem Erscheinungsbild und dem Layout ein bisschen spielen, um den einzigartigen Stil Ihrer Marke zu demonstrieren.
Sie können auch die wichtigsten sozialen Medien hinzufügen, die mit Ihren Unternehmensprofilen verlinkt sind, am besten jedoch nur als Icons. Auf diese Weise bleibt die Signatur auch trotz der Informationsmenge schlicht und übersichtlich. Das Design hängt natürlich von dem Bereich ab, in dem Sie tätig sind. Bei einem Musiker ist auch ein lustiges und spielerisches Profilbild angebracht, das mehr Fans anlockt. Diese Herangehensweise würden wir jedoch einem Banker oder Rechtsanwalt nicht empfehlen, derer Signaturen professionell und vertrauenswürdig aussehen sollen.
E-Mail-Signaturen im Unternehmen
Diese Regeln gelten auch für die Signaturen in größeren Unternehmen. Der größte Unterschied ist dann die Tatsache, dass eine Firmensignatur vor allem einheitlich bleiben muss. Meistens wird dazu eine Vorlage genutzt, die in dem Unternehmen geteilt wird.
E-Mail-Signaturen in eM Client
Eine Änderung der geteilten E-Mail-Vorlage ist nichts schwieriges, nicht wahr? Je mehr Mitarbeiter in dem Unternehmen aber tätig sind, desto mehr steigt die Fehlerwahrscheinlichkeit. Fehler sollte man jedenfalls vermeiden, damit die Signatur professionell wirkt.
Nun zeigen wir Ihnen, wie man in eM Client mit den Signaturen arbeiten kann: Sie können die Signatur direkt im Programm erstellen, und zwar mithilfe einer ganzen Reihe von Formatierungsoptionen. Auch ein Kollege kann dem neuen Mitarbeiter seine Signatur zur Verfügung stellen, die er vorher aus seinem eM Client als eine HTML-Datei exportierte. Sobald die Übernahme stattgefunden hat, lässt sich die Signatur in eM Client importieren und in den Einstellungen noch bearbeiten. Auf diese Weise bleiben die Signaturen grafisch und strukturell konsistent.
Den Admins stehen noch weitere Möglichkeiten zur Verfügung. Über die Web-Anwendung Lizenzmanager kann man mittels der s.g. Servereinstellungen eine Signaturänderung bei allen Nutzern veranlassen.
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