In diesem Artikel schauen wir uns eine der nützlichsten Funktionen für die Arbeit mit
langen E-Mail-Unterhaltungen an. Der Gedanke hinter dieser Funktion ist, dass man
eine E-Mail an mehrere Empfänger schreibt, die einem dann eine Antwort schicken
oder die E-Mails weiterleiten können. Weitere Antworten folgen. Dann dauert es nur
kurz, bis das Thema zusammen mit wichtigen Anhängen unter einem Haufen
Nachrichten verschwindet. Wenn man nach einer Information sucht, muss man den
ganzen Thread durchwühlen und die Antworten buchstäblich ausgraben.
Die auf den ersten Blick banale Idee, die E-Mails gruppiert anzuzeigen, hilft einem,
diese langen Unterhaltungen wie eine Kette zusammenzuhalten. Deswegen kann
man sich in dem Kommunikationsverlauf ziemlich schnell orientieren. Die meisten
Mailprogramme und Webmail-Dienste auf dem Markt bieten solch eine Funktion. Die
E-Mails werden vor allem anhand der gemeinsamen Betreffzeilen zusammengefasst,
fortschrittliche Anwendungen bieten jedoch dank unterschiedlicher Technologien
noch viel mehr Möglichkeiten.
Unterhaltungen in der Praxis
Wir schauen uns zusammen an, wie sich Microsoft und Google mit diesem Thema
befassen, und vergleichen ihre Herangehensweise mit eM Client. Es ist
erwähnenswert, dass sich die unten beschriebenen Lösungen teilweise überdecken.
Die E-Mails werden automatisch gruppiert und die für unwichtig gehaltenen Teile
der Unterhaltung lassen sich entfernen.
Microsoft nennt diese Funktion Unterhaltungen, man kann sie in den Einstellungen
aktivieren. Unter den erweiterten Optionen lässt sich einstellen, ob die neueste
Nachricht oben oder unten sortiert wird und ob auch die gelöschten Nachrichten
angezeigt werden, was sich als nützlich erweisen kann.
Google nennt die gruppierten Nachrichten Konversationen. In den Einstellungen
lassen sich die Konversationen nur ein- oder ausschalten. Der Algorithmus fasst die
Nachrichten mit dem gleichen Betreff zusammen. Er kann allerdings noch mehr - er
stellt sicher, dass der Thread zusammenhält und relevant bleibt. Damit eine Antwort
in eine Konversation miteinbezogen wird, muss sie innerhalb einer Woche nach der
vorherigen Nachricht gesendet werden.
eM Client geht an dieses Thema ähnlich wie Google heran. Für Gmail-Konten wird
sogar direkt der Google-Algorithmus angewendet. Die E-Mails werden deshalb
gleich wie in Android, auf dem PC oder in der Webmail angezeigt.
Bei anderen Anbietern kann sich die Desktop-Version von den anderen Versionen
leicht unterscheiden. eM Client setzt für die Gruppierung einen leistungsfähigen
Algorithmus ein, der die E-Mails anhand der Betreffzeile und verschiedener Kriterien
(wie message-id, in-reply-to und anderer Kopfzeilen) zusammenfasst. Sie können
sich für eine der Unterhaltungsansichten entscheiden. Entweder werden die
Unterhaltungen in der ganzen Nachrichtenliste oder nur im Nachrichtendetail
angezeigt. Die erste Option senkt die Gesamtzahl der Nachrichten in dem
Posteingang. Für eher konservative Nutzer gibt es die zweite Option, von der die
Nachrichtenliste gar nicht beeinflusst wird und die nur im Nachrichtendetail aktiv
ist. Der Sinn der Sache ist es, die Unterhaltungen auch dann zusammenzuhalten,
wenn sich das Thema ändert und das ursprüngliche nicht mehr relevant ist. Ab eM
Client 9 wird es möglich sein, die einzelnen E-Mails direkt in der Nachrichtenliste
unter der letzten Nachricht anzuzeigen, damit man eine konkrete ältere Nachricht
ohne langes Suchen öffnen kann.
Für welche Option auch immer Sie sich entscheiden, vergessen Sie nicht, dass Sie
immer die Demo-Version von eM Client herunterladen können, um die Funktionalität
zu testen - ohne Beschränkungen!