Viele von uns möchten möglichst effizient arbeiten - und das nicht nur weil es im Arbeitsleben immer hektischer zugeht. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie Sie mit eM Client und seinen Schnellen Aktionen wertvolle Zeit und Energie sparen können.
Wenn man mit geschäftlichen E-Mails arbeitet, kommt irgendwann der Punkt, an dem man sich an seine Rolle gewöhnt hat und bereits den besten Umgang mit bestimmten E-Mails gefunden hat. Während man immer wieder die gleichen Aufgaben erledigt, stellt man sich vielleicht die Frage: Könnte man die Routineaufgaben doch nicht vereinfachen?
Dank der Schnellen Aktionen wird Ihr Workflow noch effizienter als je zuvor.
Die Funktion Schnelle Aktionen ermöglicht Ihnen eine Reihe miteinander verknüpfter Aufgaben mit einer einzigen Tastenkombination auszuführen.
Schnelle Aktionen in eM Client für Desktop
Eine neue Schnelle Aktion erstellt man entweder über Menü > Schnelle Aktionen oder direkt auf der Hauptsymbolleiste über Schnelle Aktionen und Verwalten.
Unter dem Menüpunkt Schnelle Aktionen lassen sich bestehende Schnelle Aktionen bearbeiten oder über einen Klick auf + Hinzufügen neue erstellen.
Sobald Sie auf + Hinzufügen klicken, erscheint das Fenster Detail der schnellen Aktion. Dort können Sie die neue Schnelle Aktion erstellen, indem Sie der Reihenfolge eine Aktion hinzufügen:
Sobald die auszuführenden Aktionen ausgewählt sind, geben Sie Ihrer neuen Schnellen Aktion einen Namen und wählen Sie das Tastenkürzel aus, mit dem sie ausgeführt werden soll:
Hinweis: Sie können der Schnellen Aktion jede beliebige Tastenkombination zuweisen - einschließlich einzelner Tasten - bis auf die bereits verwendeten Kombinationen unter Einstellungen > Allgemein > Tastenkürzel.
Die Tastenkürzel sind völlig benutzerdefinierbar: die Standardbelegung kann jederzeit geändert werden. Weitere Infos über die Tastenkombinationen.
Wenn Sie die Reihenfolge der Aktionen ändern möchten, ziehen Sie die gewünschte Aktion per Drag-and-Drop an eine andere Position oder klicken Sie die Aktion an und verschieben Sie sie an die gewünschte Stelle mithilfe der Pfeile in der Symbolleiste:
Sobald Sie fertig sind, vergessen Sie nicht, Ihre neue Schnelle Aktion über Speichern & Schließen zu sichern.
Die Schnelle Aktion führen Sie mithilfe der zugewiesenen Tastenkombination aus. Alternativ lassen sich die Schnellen Aktionen auch entweder über die Hauptsymbolleiste ausführen, oder über den Einzeltasten-Kurzbefehl Q, mit dem sich die Schnellaktionsleiste öffnet. Sobald sie geöffnet ist, geben Sie den Namen der gewünschten Schnellen Aktion ein und klicken auf sie, um sie auszuführen.
Die Funktion Schnelle Aktionen ist derzeit nur in eM Client für Desktop und ausschließlich für Nutzer mit einer kostenpflichtigen Lizenz verfügbar.
Wann kann ich Schnelle Aktionen einsetzen?
Beim E-Mail-Schreiben
Gibt es eine E-Mail, die Sie öfter versenden? Dann können Sie für diese E-Mail eine Schnelle Aktion erstellen, die automatisch ein neues Fenster öffnet, Ihre Signatur einfügt, eine Vorlage oder einen QuickText einsetzt, den Empfänger oder Cc: (carbon copy) und den Betreff hinzufügt und gleichzeitig sie benachrichtigt, sobald Ihnen der Empfänger eine Antwort sendet.
Die Schnellen Aktionen sind auch sehr nützlich, wenn Sie schnell mit einer höflichen Antwort auf E-Mails reagieren, die warten müssen, bis Sie weniger beschäftigt sind. Auf diese Weise können Sie ihnen die Aufmerksamkeit schenken, die sie verdienen. Wenn Sie den Erhalt solcher E-Mails wenigstens bestätigen, können sich Ihre Kolleg:innen oder Kund:innen sicher sein, dass sie nicht ignoriert werden, was immer besser ist, als sie im Ungewissen zu lassen.
Schauen wir uns ein praktisches Beispiel an: öffnen Sie bitte das Fenster Schnelle Aktionen, erstellen Sie eine neue Schnelle Aktion und fügen Sie Folgendes hinzu:
Etikett - Antworten - QuickText hinzufügen - Signatur nutzen - Senden - Aufgabe aus Nachricht erstellen
Durch das Hinzufügen eines Etiketts wie „Ausführliche Antwort erforderlich“ erkennen Sie später viel schneller, welche E-Mails Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Die E-Mail muss einen Text enthalten - dafür eignet sich ein QuickText hervorragend (Einstellungen > E-Mail > QuickText).
Es ist jedoch ratsam, den Text etwas anzupassen, z.B. durch eine Variable, die für den Vornamen des Empfängers steht, oder einen Platzhalter, den Sie vor dem Versenden der Nachricht noch manuell bearbeiten:
Fügen Sie eine geeignete Signatur hinzu und vergessen Sie nicht, die Aktion Senden hinzuzufügen.
Als letzten Feinschliff können Sie aus der Nachricht eine Aufgabe erstellen: diese Aktion bewirkt, dass sich, sobald die Nachricht versendet wurde, automatisch das Fenster zur Aufgabenerstellung öffnet. Planen Sie einen besseren Zeitpunkt für eine ausführliche Antwort und setzen Sie eine Erinnerung - vielleicht nachdem Sie endlich den Projektvorschlag mit der dringenden Deadline abgeschickt haben?
Wählen Sie eine Tastenkombination, die für Sie am angenehmsten ist, und speichern Sie Ihre neue Schnelle Aktion.
Beim Verwalten des Posteingangs
Vielleicht sortieren Sie eingehende E-Mails lieber in Ihre eigenen Ordner und obwohl dazu die Regeln dienen, ist es manchmal trotzdem notwendig, manuell einzugreifen, vor allem wenn sich die E-Mails durch E-Mail-Adressen, Betreffe oder Inhalte sehr unterscheiden.
In einer solchen Situation bieten die Schnellen Aktionen eine einfache und übersichtliche Lösung: eine Schnelle Aktion kann E-Mails in einen Ordner verschieben.
Legen Sie einfach eine Tastenkombination für jeden Ihrer Ordner fest und sortieren Sie Ihre E-Mails ganz einfach und kontrolliert. Und wenn Sie schon dabei sind, können Sie der E-Mail mit derselben Schnellen Aktion ein Etikett hinzufügen und sie dazu noch als gelesen markieren.
Manchmal passiert es, dass Sie eine E-Mail erhalten und sofort erkenne, dass Sie für die geschilderte Angelegenheit nicht zuständig sind. Eine einfache Schnelle Aktion kann diese E-Mail nicht nur an die zuständige Person weiterleiten, sondern auch eine Kopie der E-Mail in einen bestimmten Ordner speichern, sodass diese Aufgabe ganz mühelos wird:
Schnelle Aktionen können Ihre Arbeitsweise grundlegend verändern und Ihnen helfen, Ihre Aufgaben effizienter zu gestalten. Sie müssen nie wieder dieselbe Abfolge von Schritten manuell ausführen und verschwenden deshalb keine Zeit. Mit Schnellen Aktionen können Sie mit einer einzigen Tastenkombination ganz einfach neue E-Mails und Antworten verfassen, Ihren Posteingang verwalten oder die damit verbundenen Aufgaben erstellen.
Mit Schnellen Aktionen wird Ihre Arbeit noch effizienter und entspannter. Wir sind uns sicher, dass Sie sie gut gebrauchen können!
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