KI-Funktionen in eM Client

eM Client nutzt künstliche Intelligenz, um Sie beim Schreiben, Lesen, Suchen und Organisieren Ihrer E-Mails zu unterstützen. In früheren Versionen war die KI auf das Verfassen und Überarbeiten von Texten beschränkt; ab eM Client 11 steht Ihnen ein deutlich erweiterter Funktionsumfang zur Verfügung – darunter ein KI-Assistent, Zusammenfassungen, die Suche in natürlicher Sprache, das Erstellen von Regeln sowie automatische Vorschläge direkt im Nachrichtendetail.

eM Client nutzt derzeit OpenAI als KI-Anbieter.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, wie die KI-Funktionen funktionieren, wann Daten an den KI-Anbieter übermittelt werden und wie Sie einzelne oder alle Funktionen deaktivieren können.

Wie funktioniert die KI in eM Client?

In eM Client gibt es grundsätzlich zwei Arten von KI-Aktionen, und dieser Unterschied spielt für Ihre Privatsphäre eine wichtige Rolle:

• Funktionen auf Abruf (explizit ausgelöst) – Es wird nichts übertragen, solange Sie nicht selbst etwas tun: auf eine Schaltfläche klicken, ein Tool öffnen oder einen Prompt eingeben. Wenn Sie die Funktion nicht aktivieren, werden keine Daten von Ihrem Computer übertragen.
• Anzeigegesteuerte Funktionen (beim Anzeigen) – Diese Funktionen werden automatisch ausgeführt, sobald eine Nachricht angezeigt wird. Der Inhalt der Nachricht, die Sie gerade lesen, wird daher zur Analyse übertragen, ohne dass Sie dafür extra klicken müssen.

Hier sehen Sie die Aufteilung der einzelnen Funktionen:

Ist die KI in eM Client sicher?

Die zur Texterstellung, Analyse oder Bearbeitung verwendeten Informationen werden ausschließlich an den KI-Anbieter übermittelt und von eM Client weder gespeichert noch protokolliert. Wir setzen alles daran, Ihre Daten und Ihre Privatsphäre bestmöglich zu schützen.

Funktionen auf Abruf übertragen Daten erst nach einer ausdrücklichen Aktion von Ihnen – etwa, wenn Sie auf Mit KI antworten, Zusammenfassen oder das KI-Symbol klicken, den KI-Assistenten öffnen oder eine Suche in natürlicher Sprache durchführen. Bei diesen Funktionen erfasst und überträgt eM Client niemals eigenständig Inhalte Ihrer Nachrichten.

Anzeigegesteuerte Funktionen funktionieren anders. Funktionen wie die Schaltflächen für schnelle Antworten und die Erkennung von Aufgaben und Terminen müssen den Inhalt einer Nachricht analysieren, um passende Vorschläge machen zu können. Wenn Sie eine Nachricht öffnen, wird ihr Inhalt daher zur Analyse übermittelt. Dies betrifft ausschließlich die Nachricht, die Sie gerade anzeigen. eM Client durchsucht Ihr Postfach nie im Hintergrund.

Wenn Sie nicht möchten, dass Daten automatisch übertragen werden, können Sie die anzeigegesteuerten Funktionen einzeln deaktivieren und nur die Funktionen auf Abruf aktiviert lassen oder die KI vollständig ausschalten. Eine entsprechende Anleitung finden Sie weiter unten.

Funktionen auf Abruf

Diese Funktionen bleiben inaktiv, bis Sie sie anfordern:

• KI-Assistent

  

  eM Client: KI-Assistent

  Der KI-Assistent befindet sich in der Seitenleiste, begleitet Sie durch alle Bereiche der Anwendung und versteht natürliche Sprache. Sie können ihm also einfach sagen, was Sie benötigen. Er kann E-Mails anhand nahezu beliebiger Kriterien finden und öffnen, Ihr Postfach verwalten, etwa indem er Nachrichten markiert, anheftet, verschiebt oder organisiert, Antwortentwürfe erstellen und zusätzliche Informationen online suchen. Auch bei der Vorbereitung umfangreicher oder an viele Empfänger gerichteter E-Mails kann er Sie unterstützen, indem er die benötigten Informationen zusammenträgt und strukturiert.

  Sie können Ihre häufig verwendeten Prompts speichern, den Bearbeitungsaufwand an die jeweilige Aufgabe anpassen und das gewünschte KI-Modell auswählen. Mehr dazu erfahren Sie auf der Seite zum KI-Assistenten.

• Mit KI antworten

  

  eM Client: Optionen für „Mit KI antworten“

  Mit der Schaltfläche Mit KI antworten können Sie schnell einen Antwortentwurf für die ausgewählte Nachricht erstellen. eM Client verwendet den Inhalt der ausgewählten Nachricht als Grundlage für die Antwort. Sie können dabei genau festlegen, was die Antwort enthalten soll.
  Eine allgemeine Antwort greift die wichtigsten Punkte der ursprünglichen E-Mail auf. Sie können aber auch angeben, dass Sie beispielsweise eine Dankesmail verfassen möchten, an den genannten Angeboten oder Veranstaltungen nicht interessiert sind, um weitere Informationen bitten oder erklären möchten, dass die Nachricht an eine andere Person weitergeleitet werden soll.

  Den erstellten Antwortentwurf können Sie selbstverständlich noch bearbeiten, bevor Sie auf Senden klicken.

• KI-Schreibassistent

  

  eM Client: KI-Schreibassistent im Verfassen-Fenster

  Der KI-Schreibassistent befindet sich direkt im Verfassen-Fenster, sodass Sie sich beim Schreiben Ihrer Nachricht unterstützen lassen können, ohne den Fokus zu verlieren. Die KI-Schaltfläche bietet je nach Textauswahl unterschiedliche Funktionen:

  Einen neuen Text verfassen. Klicken Sie auf die KI-Schaltfläche, ohne zuvor Text zu markieren, und eM Client schlägt Ihnen dann verschiedene Möglichkeiten vor, was Sie schreiben könnten. Zum Beispiel eine Nachricht, eine Ankündigung oder eine Anfrage. Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Optionen aus oder ignorieren Sie sie und geben Sie stattdessen Ihren eigenen Prompt ein.

  Vorhandenen Text anpassen. Markieren Sie zunächst mit der Maus den Text, den Sie bearbeiten möchten, und öffnen Sie anschließend das Untermenü der KI-Schaltfläche. Dort können Sie den ausgewählten Text kürzen oder erweitern, Korrektur lesen lassen, umformulieren, den Ton ändern oder ihn in die Ich-Perspektive umschreiben.

  Den generierten Text können Sie selbstverständlich noch bearbeiten und korrigieren, bevor Sie auf Senden klicken.

• KI-Zusammenfassungen

  

  eM Client: KI-Zusammenfassung

  Sparen Sie sich das lange Lesen. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zusammenfassen“ in der Betreffzeile einer beliebigen Nachricht, um einen schnellen Überblick über die wichtigsten Punkte zu erhalten, egal, ob es sich um eine einzelne E-Mail oder eine ganze Unterhaltung handelt. So sind Sie in wenigen Sekunden auf dem neuesten Stand, ohne sich durch jede einzelne Antwort lesen zu müssen.

  Eine Zusammenfassung wird erst erstellt, wenn Sie auf die Schaltfläche klicken. Sie befindet sich jedoch in einem Bereich der Nachrichtenansicht, der nicht über die Symbolleisten ausgeblendet werden kann. Wenn Sie die Schaltfläche gar nicht anzeigen möchten, können Sie sie daher separat unter Einstellungen > Künstliche Intelligenz > Funktionen deaktivieren.

• Suche in natürlicher Sprache

  

  eM Client: Suche in natürlicher Sprache

  Öffnen Sie die Suche von überall im Programm über das Tastenkürzel Strg + Umschalt + U oder über Extras > Abfrage in natürlicher Sprache. Beschreiben Sie einfach in einem normalen Satz, wonach Sie suchen. eM Client wandelt Ihre Eingabe mithilfe von KI in die passenden Suchbegriffe um.

• KI-Regelerstellung

  

  eM Client: KI-Regeln

  Beschreiben Sie einfach in Ihren eigenen Worten, was die Regel bewirken soll. Die KI erstellt die Regel anhand der verfügbaren Optionen für Sie, sodass Sie Bedingungen und Aktionen nicht mehr manuell zusammenstellen müssen.

• In meinem Stil schreiben

  

  eM Client: Einstellungen für „In meinem Stil schreiben“

  Richten Sie für jedes Ihrer Konten personalisierte KI-Texte ein, die tatsächlich nach Ihnen klingen. Erzählen Sie eM Client etwas über sich und Ihren Schreibstil oder lassen Sie die KI diese Beschreibung für Sie erstellen und Ihren Stil anhand Ihrer gesendeten E-Mails analysieren. Jeder von der KI erstellte Entwurf und jede Antwort wird anschließend an Ihren persönlichen Schreibstil und Ton angepasst. Dabei können auch von Ihnen vorgegebene Informationen sowie bestimmte Link- oder Formatierungsarten berücksichtigt werden.

  Beide Schritte werden nur auf Ihre ausdrückliche Aktion ausgeführt: Die Option „Über mich“ generieren sowie die Analyse Ihrer gesendeten Nachrichten starten erst, wenn Sie diese gezielt unter Einstellungen > Künstliche Intelligenz > Verfassen aktivieren. Ihre gesendeten E-Mails werden niemals ohne Ihre ausdrückliche Anforderung analysiert.

Anzeigegesteuerte Funktionen

Diese Funktionen werden ausgeführt, sobald eine Nachricht angezeigt wird. Jede davon lässt sich unter Einstellungen > Künstliche Intelligenz > Funktionen separat deaktivieren:

• Schnellantworten

  

  eM Client: Schnellantworten

  Die KI analysiert die geöffnete Nachricht und blendet passende Antwort-Schaltflächen ein. Klicken Sie einfach auf die gewünschte Variante, um sie als Prompt für den Antwortentwurf zu verwenden.

• Aufgaben- und Terminerkennung

  

  eM Client: Aufgabe oder Termin aus der Nachrichtenvorschau erstellen

  eM Client erkennt relevante Angaben im Nachrichteninhalt und bietet Ihnen an, direkt aus dem Bereich des Nachrichtendetails einen Termin oder eine Aufgabe zu erstellen. So planen Sie mit einem Klick, ohne Datumsangaben, Uhrzeiten oder Details manuell abtippen zu müssen.

So deaktivieren Sie die KI

Option 1: Alle KI-Funktionen deaktivieren

Sie können die Funktionen der künstlichen Intelligenz unter Menü > Einstellungen > Künstliche Intelligenz > Allgemein aktivieren oder deaktivieren.
Wenn Sie diese Einstellung ausschalten, werden alle KI-Schaltflächen in der Benutzeroberfläche ausgeblendet. KI kann dadurch auch nicht versehentlich verwendet werden, und es werden keine Daten an den KI-Anbieter übermittelt.

Option 2: KI aktiviert lassen und einzelne Funktionen deaktivieren

Wenn Sie die KI bei Bedarf manuell nutzen möchten, aber keine Inhalte automatisch analysieren lassen wollen, lassen Sie die KI unter Allgemein aktiviert und wechseln Sie zu Einstellungen > Künstliche Intelligenz > Funktionen.

Dort können Sie die drei anzeigegesteuerten Funktionen – Schnellantworten, Aufgabenerkennung und Terminerkennung – einzeln deaktivieren. Beim Öffnen einer Nachricht werden somit keine Inhalte übertragen, während Ihnen die Funktionen auf Abruf weiterhin zur Verfügung stehen. Auch für Zusammenfassen gibt es hier einen eigenen Schalter, da das entsprechende Feld in der Nachrichtenansicht nicht auf andere Weise ausgeblendet werden kann.

Die übrigen Funktionen auf Abruf benötigen keinen separaten Schalter: Schaltflächen wie Mit KI antworten können Sie bei Bedarf einfach in den jeweiligen Einstellungen für die Symbolleisten ausblenden.