Daten immer im Griff: eM Client Datendateien

Weil wir heute vor allem elektronisch kommunizieren, müssen viele Computer-Nutzer mit einer großen Menge an E‑Mail‑Daten umgehen, die aufbewahrt, verwaltet und gelegentlich mit KollegInnen geteilt werden soll. Es ist zwar sehr bequem, alle Daten an einer Stelle zu speichern, aber ab und zu ist es ganz nützlich, wenn man die Daten aufteilen kann, um sie entweder woanders zu speichern oder sie schnell zu teilen.

Dazu dient in eM Client eine weitere wertvolle Funktion: Datendateien.

Sie wissen wohl schon, wie eM Client Ihre Daten speichert. Alle Einstellungen, E-Mails und andere Daten werden als eine eM Client SQLite Datenbank gespeichert. Auf diese Weise sind alle Ihre Daten miteinander verknüpft, wodurch Features wie Suche, Kommunikationsverlauf usw. besser funktionieren können.

In diesem Artikel erklären wir, wie die Datendateien funktionieren und wie Ihnen dieses Feature mit der Datenverwaltung in eM Client helfen kann.

Was sind eM Client Datendateien?

Datendateien sind einzelne Minidatenbanken, die es Ihnen ermöglichen, bestimmte Daten aufzuteilen und sie dann auf einem lokalen Laufwerk, externen Laufwerk oder einem Cloudspeicher zu speichern. Für die eM Client Datendateien wird ein spezielles Dateiformat verwendet: EMDF (eM Client Datendateien).

Doch das bedeutet keineswegs, dass Ihre Daten auf diese Weise irgendwie gesperrt werden. Alles, was sich aus der Hauptdatenbank exportieren lässt, kann via eM Client auch aus den Datendateien exportiert werden.

Was macht die Datendateien aber so besonders? Man kann auf sie nur dann zugreifen und sie verbinden, wenn man sie tatsächlich benötigt, und zwar mithilfe der Optionen Anbinden/Entfernen.

Möchten Sie Ihre zwei Jahre alten E-Mail-Archive irgendwo ablegen, getreu dem Motto „aus den Augen, aus dem Sinn“? Dann erstellen Sie eine neue Datendatei, die ausschließlich E-Mails von diesem bestimmten Jahr enthält und „entfernen“ Sie diese Datei. Auf diese Weise wird die App Ihre alten Daten bei der Suche nicht berücksichtigen und Sie erhalten wirklich relevante Suchergebnisse und dazu noch deutlich schneller.

Die Datendateien lassen sich nicht nur verschieben, sondern auch bequem mit anderen teilen, die die Datei dann schnell in die eM Client App wieder anbinden können. So lässt sich die ganze Ordnerstruktur und die darin enthaltenen E-Mails einfach teilen.

Wenn Sie ein ganzes Projekt einschließlich der entsprechenden E-Mail-Kommunikation an Ihre KollegInnen weitergeben möchten, reicht dazu eine geteilte Datendatei. Dasselbe gilt für die Situation, wenn jemand das Unternehmen verlässt und alle E-Mails einfach mit dem Nachfolger teilen will.

EMDF-Dateien im Vergleich zu PST-Dateien

Wie schon erwähnt, ist EMDF eM Clients eigenes Dateiformat. EMDF-Dateien sind eM Clients Antwort auf bekanntere PST-Dateien, ein proprietäres Dateiformat von Microsoft. Diese ermöglichen es, Daten zu sortieren und sie nur bei Bedarf in die App einzubinden. Obwohl EMDF-Dateien ähnlich genutzt werden wie PST-Dateien, kommen bei ihnen die typischen Probleme von PST-Dateien nicht vor .

EMDF-Datendateien sind deutlich stabiler – im Unterschied zu PST-Dateien werden sie nicht so einfach beschädigt. Es gibt keine Größenbeschränkung, d.h. Sie können Ihre Dateien so aufteilen, wie Sie wollen und nicht nur so, wie es der Platz erlaubt.

Datendateien in eM Client erstellen

Die Datendateien finden Sie unter Menü > Datendateien (Windows) bzw. eM Client > Datendateien (macOS).

Dort werden sie verwaltet. Klicken Sie auf „+ Datendatei erstellen“, um eine neue leere Datendatei zu erstellen:

Es wird ein Dialogfenster geöffnet, in dem man den Speicherort und den Dateinamen bestimmen kann:

Danach klicken Sie auf „Speichern“.

Die Datendatei ist nun erstellt, jetzt lässt sich noch der angezeigte Name ändern, damit die Datei unter den anderen Datendateien schneller zu finden ist:

Den zu jeder Datendatei zugehörigen Avatar ändern Sie durch einen Klick auf den Avatar und entweder durch die Auswahl von einem der vordefinierten eM Client Avatare oder durch das Hochladen eines eigenen Bildes:

Klicken Sie auf Speichern & Schließen, um die Änderungen zu speichern:

Die neue Datendatei finden Sie im linken Bereich unter allen E-Mail-Konten und über den Archiven und lokalen Ordnern:

Wie Sie sehen können, zeigt die neue Datendatei keinerlei Daten an. Dazu muss man zuerst einen neuen Ordner erstellen, in den dann später Daten kopiert oder verschoben werden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datendatei, es öffnet sich ein Dropdown-Menü. Dort kann u.a. die Datendatei umbenannt, ein neuer Ordner hinzugefügt, Ordner angezeigt/versteckt oder die Datendatei schnell entfernt werden.

Fügen Sie einen neuen Ordner hinzu, speichern Sie ihn in der neuen Datendatei, benennen Sie ihn und wählen Sie aus, welche Elemente er enthalten wird:

Nun können E-Mails oder andere Daten in den neuen Ordner kopiert oder verschoben werden. Darüber hinaus lässt sich eine Regel erstellen, die bestimmte E-Mails automatisch in diesen Ordner verschiebt und die Datendatei selbst kann nach Bedarf angebunden oder entfernt werden.

Zu den schon erwähnten PST-Dateien: wenn man PST-Dateien vom alten Microsoft Outlook anbindet, werden die Daten aus dieser Datei von eM Client kopiert und in das EMDF-Dateiformat umgewandelt. Danach wird die neue Datei angebunden. Die EMDF-Datei wird an demselben Speicherort gespeichert wie die ursprüngliche PST-Datei.

Dateien lassen sich auch über den Datendateien-Manager verwalten.

Um schnell eine Datendatei anzubinden, können Sie sie per Drag & Drop in eM Clients linken Bereich ziehen. So wird sie automatisch angebunden und unter den Datendateien angezeigt.

Outlook PST- und OST-Dateien als Datendateien importieren

Wird eine Outlook-Datei als eine Datendatei importiert, können Sie selber bestimmen, in welchen Ordner sie importiert wird. Währenddessen wird eine neue EMDF-Datei erstellt.

Wenn Sie eine PST- (oder OST-) Datei als eine Datendatei importieren möchten, öffnen Sie Menü > Datei > Importieren (Windows) oder Datei > Importieren (MacOS) und wählen Sie „Outlook Data File (.pst, .ost)“ aus.

Ist auf Ihrem Computer eine Outlook-App installiert, wird der Dateipfad standardmäßig auf Ihren lokalen Microsoft Outlook AppData-Ordner gesetzt. Ist auf Ihrem Computer keine Outlook-App installiert oder möchten Sie die Datei von einem anderen Speicherort importieren, klicken Sie auf „Datei auswählen...“:

Es wird ein Dialogfenster geöffnet. Finden Sie die gewünschte Datei und klicken Sie auf „Öffnen“.

Zurück in eM Client: klicken Sie auf „Weiter“.

Nun können Sie alle Ordner abwählen, die Sie nicht importieren möchten, und anschließend erneut auf „Weiter“ klicken:

Schließlich können die Daten in die neu erstellten Datendatei importiert werden:

Nachdem der Speicherort für die neue EMDF-Datei bestimmt wurde, klicken Sie auf „Fertigstellen“, lassen Sie den Import laufen und dann klicken Sie auf „Ok“. Die importierten Daten befinden sich nun in dem ausgewählten Speicherort.

Daten in Datendateien exportieren

Wenn Sie Daten in eine neue Datendatei exportieren möchten, öffnen Sie Menü > Datei > Exportieren (Windows) oder Datei > Exportieren (MacOS) und wählen Sie „E-Mails als EMDF-Datei exportieren“ aus.

Wählen Sie die zu exportierenden Ordner aus oder klicken Sie auf „Alle auswählen“, um alle Daten zu exportieren:

Wählen Sie den Speicherort für die neue Datendatei. Benennen Sie die Datei in dem angezeigten Dialogfenster und klicken Sie auf „Speichern“.

Klicken Sie auf „Fertigstellen“ in dem Hauptfenster.

Warten Sie, bis der Export abgeschlossen ist, und dann klicken Sie auf „Ok“.

Die Daten sind nun exportiert und können sicher für später aufbewahrt, wieder angebunden oder mit anderen geteilt werden.

Wie man mit eigenen E-Mail-Daten umgeht und wie man sie aufbewahrt, hängt immer von den persönlichen Bedürfnissen ab und es stehen einem fast unbegrenzte Möglichkeiten zur Auswahl. Mit eM Clients verschiedensten Funktionen kann man Daten sehr einfach und sicher verwalten und teilen. Datendateien sind nur eine der vielen Features, die einem dabei helfen. Ziehen Sie die Archivierungsfunktion vor oder möchten Sie Ihre Daten lieber aufteilen, um sie dann lokal oder in der Cloud aufzubewahren? Mit eM Client müssen Sie keine Kompromisse eingehen.

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