Es ist fraglich, ob jede E-Mail in Ihrem persönlichen Postfach jahrzehntelang aufbewahrt werden muss. Die Vorstellung, dass die E-Mails vom professionellen oder persönlichen Konto verschwinden würden, kann einem allerdings erhebliches Kopfzerbrechen bereiten. Man weiß ja nie genau, ob man gerade diese E-Mails in der Zukunft mal doch brauchen könnte. Bei persönlichen E-Mails ist man wenigstens flexibel - für die geschäftlichen E-Mails gelten ganz andere Regeln. Über diese Regeln sollte man sich schlau machen, bevor man das Postfach aufräumt.
Wie lange sollten private E-Mails aufbewahrt werden?
Persönliche E-Mails können Sie aufbewahren, wie lange Sie wollen, da keine Mailprovider einschließlich Microsoft Outlook und Gmail Ihre alten gelesenen E-Mails automatisch löschen. Die zu löschenden E-Mails werden bei Outlook und Gmail noch weitere 30 Tage im Papierkorb aufbewahrt. Das gibt Ihnen genug Zeit, um das Löschen mal in Ruhe zu überdenken. Erst nach 30 Tagen werden Ihre E-Mails endgültig gelöscht.
Auf jeden Fall gibt es gewisse E-Mail-Typen, die man wohl eher behalten sollte. Dazu zählen E-Mails mit wichtigen Dokumenten und vor allem die Kommunikation, die man in der Zukunft brauchen könnte. Wenn Sie solche alten E-Mails nicht mehr in Ihrem Posteingang sehen, sie gleichzeitig aber aufbewahren wollen, lesen Sie unseren Artikel über die Archivierung alter E-Mails.
Wie lange müssen geschäftliche E-Mails aufbewahrt werden?
Für gewisse Dokumente besteht für staatliche und private Unternehmen eine Aufbewahrungspflicht. Sie müssen eine sichere Archivierung solcher Unterlagen gewährleisten. Die Anforderungen für die E-Mail-Aufbewahrung sind von Land zu Land unterschiedlich. Wie lange die Dateien aufbewahrt werden müssen, hängt dabei außerdem von ihrer Art ab. Personen, die in Berufen wie z. B. Medizin oder Rechtswesen tätig sind, für die die Aufbewahrungspflicht besteht, sollten sich vor dem Löschen alter geschäftlicher E-Mails zuerst mit den anzuwendenden rechtlichen Vorschriften vertraut machen und erst dann loslegen.
Eine Übersicht über die Aufbewahrungspflichten in deutschsprachigen Ländern:
Deutschland:
- In Deutschland wird die Aufbewahrungspflicht für E-Mails durch mehrere Gesetze geregelt, welche das sind, finden Sie in diesem Artikel. Laut dem Artikel kann es äußerst schwierig sein zu erkennen, welche E-Mails aufbewahrt und gesichert werden sollen. Wie lange die Unterlagen aufbewahrt werden sollen, hängt von dem E-Mail-Typ, bzw. von deren Inhalt ab. Handels- und Geschäftsbriefe wie Rechnungen müssen Sie 6 Jahre lang aufbewahren, Buchhaltungsunterlagen mit Grundbuch- oder Kontenfunktion sogar 10 Jahre lang.
Österreich:
- In Österreich gilt laut der Wirtschaftskammer Österreich eine allgemeine Aufbewahrungsfrist von 7 Jahren, die von der Bundesabgabenordnung geregelt wird.
Schweiz:
- Über die Aufbewahrungsfristen und Pflichten in der Schweiz informiert dieser Artikel. Laut Schweizer Obligationenrecht beträgt die Aufbewahrungspflicht grundsätzlich 10 Jahre.
Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine der geschäftlichen E-Mails gelöscht werden kann, fragen Sie ganz einfach Ihren Vorgesetzten, bevor Sie loslegen. Darüber hinaus lässt sich mithilfe der Ordner und der Archivierungsfunktion eine klare Trennlinie zwischen alten und neuen E-Mails ziehen.
Alte E-Mails archivieren
Dank der Archivierungsfunktion können Sie alte E-Mails behalten, ohne dass Ihr Postfach überläuft. Archivierte E-Mails werden zwar in Ihrem Konto gespeichert, sie werden aber in Ihrem Posteingang nicht angezeigt, solange sie nicht gesucht werden. Wie man zu den archivierten E-Mails gelangt, hängt zwar von dem jeweiligen E-Mail-Provider ab, aber Sie werden die archivierten E-Mails in Ihrem Konto immer finden können. Dieses Tool eignet sich sowohl für geschäftliche als auch private E-Mails.
Alte E-Mails in eM Client verwalten
Alte E-Mails kann man in eM Client ganz einfach und sicher verwalten. eM Client bietet nämlich Sicherheitsmechanismen, damit Fehler rückgängig gemacht werden können. So können Sie ganz in Ruhe entscheiden, ob eine E-Mail endgültig gelöscht oder nur archiviert werden soll. Wir haben eine kleine Anleitung zusammengestellt, was man mit alten E-Mails in eM Client machen kann.
Archivieren in eM Client
Die Archivierungsfunktion in eM Client hilft Ihnen mit der Verwaltung von alten E-Mails. Die erforderlichen Schritte:
- Klicken Sie auf Wählen. Wählen Sie entweder alle E-Mails aus oder klicken Sie auf die Checkbox neben den gewünschten E-Mails.
- Danach klicken Sie auf den Button Archivieren, den Sie auf der Symbolleiste finden.
Auf diese Weise können Sie sich Ihre archivierten Nachrichten über Alle Posteingänge ansehen, wenn Sie online sind oder ein Google-Konto haben. Bei anderen Mailkonten sehen die Nutzer in ihrer Ordnerliste einen Ordner namens Archiv.
eM Client bietet ein weiteres tolles Feature, und zwar die Automatische Archivierung. So werden alle Nachrichten, die älter als eine bestimmte Anzahl von Tagen sind, von dem Mailserver herunterladen und lokal auf Ihrem Gerät gespeichert. Die entsprechende Zeitspanne wird vom Benutzer eingestellt und danach werden die E-Mails automatisch in den lokalen Ordner verschoben.
Die Automatische Archivierung findet man unter Menü > Einstellungen > E-Mail > Automatische Archivierung.
Postfach aufräumen in eM Client
Wie schon erwähnt bietet eM Client einen unschlagbaren Vorteil: automatische Sicherungen und kein Zeitlimit für gelöschte E-Mails - es gibt also Raum für Fehler.
So löscht man alte E-Mails in eM Client:
- Klicken Sie auf „Alle auswählen“ über Ihrem Posteingang oder wählen Sie die einzelnen E-Mails aus.
- Klicken Sie auf der Symbolleiste auf „Löschen“.
- Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, das Sie nach einer Bestätigung fragen wird.
Gelöschte E-Mails werden in dem Papierkorb auf unbestimmte Zeit gespeichert. Bei synchronisierten Konten sollte man sich dessen bewusst sein, dass die gelöschten E-Mails trotzdem nach einem gewissen Zeitpunkt gelöscht werden könnten. Z. B. bei beliebten E-Mail-Providern wie Outlook und Gmail werden gelöschte E-Mails nur 30 Tage lang gespeichert - vergessen Sie bitte nicht die gewünschte E-Mail rechtzeitig wiederherzustellen!
Automatische Sicherungen in eM Client
Machen Sie sich Sorgen, dass Sie zufällig eine alte E-Mail löschen? Keine Angst, da kommt nämlich eM Clients automatische Sicherung in Einsatz. Dieses System stellt sicher, dass alle Ihre E-Mails und Anhänge entweder auf Ihrem Computer oder in einem Cloudspeicher sicher gespeichert werden. Aktivieren Sie die automatische Sicherung und überlassen Sie den Rest eM Client!
So aktiviert man die automatische Sicherung, damit alle Nachrichten und Daten gesichert werden:
- Gehen Sie zu: Menü > Einstellungen > Allgemein > Sicherung.
- Standardmäßig werden Ihre Daten lokal in dem Ordner Dokumente auf Ihrem Computer gespeichert. Den Speicherort kann man jedoch ändern und die Datei woanders auf dem PC oder sogar auf einem Cloudspeicher speichern (Dropbox, OneDrive...) - so ist Ihre Sicherung geschützt, auch wenn Ihr Gerät verloren oder beschädigt ist.
- Wenn Sie mit der Sicherung Ihr ganzes IMAP- oder EWS-Konto wiederherstellen möchten, müssen Ihre Nachrichten für die offline Nutzung heruntergeladen werden. Das ganze Konto lässt sich unter Menü > Konten herunterladen, danach wählen Sie die Einstellungen in IMAP oder Exchange aus. So werden alle Nachrichten des entsprechenden Kontos heruntergeladen. Und so macht man es für einen bestimmten Ordner: Rechtsklick auf den Ordner Eigenschaften > Offline.
eM Client stellt eine perfekte Lösung für ein aufgeräumtes Postfach dar und gleichzeitig sind mit seiner Hilfe Ihre alten E-Mails sicher aufbewahrt. Deshalb müssen Sie sich nie wieder fragen: „Wie kann ich ältere E-Mails abrufen?“ Sehen Sie sich unseren Blog an, um mehr über eM Client zu erfahren und ihn bestmöglich zu nutzen.
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